Mitarbeitergewinnung: Strategien, Maßnahmen und Praxisbeispiele

Autor: Max Palma

Eine Fachkraftstelle ist seit Wochen offen. Die Stellenanzeige läuft, das Team fragt nach Verstärkung – und trotzdem kommen zu wenige passende Bewerbungen. Für viele Unternehmen beginnt Mitarbeitergewinnung genau in dieser Situation.

Der nächste Schritt muss aber nicht automatisch eine weitere Anzeige sein. Zunächst lohnt sich ein Blick darauf, wo die Suche stockt: Sehen zu wenige Menschen das Angebot? Sind die Arbeitsbedingungen zu unklar beschrieben? Oder gehen passende Kontakte im Bewerbungsprozess verloren?

Mitarbeitergewinnung kurz erklärt

Erfolgreiche Mitarbeitergewinnung verbindet ein überzeugendes Stellenangebot mit passenden Recruiting-Kanälen und einer zuverlässigen Bearbeitung der Bewerbungen. Welche Maßnahmen dafür sinnvoll sind, hängt von der gesuchten Position, der Region, Ihrem Budget und der Dringlichkeit ab.

Mitarbeitergewinnung umfasst alle Maßnahmen, mit denen Unternehmen geeignete Menschen erreichen, für eine Bewerbung gewinnen und einstellen. Dazu gehören unter anderem Mitarbeiterempfehlungen, Karriereseiten, Stellenanzeigen, Social Media Recruiting und Personalvermittlung. Zeitarbeit kann ergänzend kurzfristigen Personalbedarf überbrücken.

Was bedeutet Mitarbeitergewinnung

Mitarbeitergewinnung beginnt mit der Frage, welche Unterstützung ein Unternehmen tatsächlich benötigt. Es kann beispielsweise eine zusätzliche Fachkraft, eine Nachfolge für eine ausscheidende Person oder Verstärkung für ein wachsendes Team gesucht werden.

Anschließend geht es darum, geeignete Menschen anzusprechen, ihr Interesse zu wecken und einen klaren Weg bis zur Einstellung zu schaffen. Das Stellenangebot, die Kommunikation und der Auswahlprozess müssen dafür natürlich zusammenpassen.

Eine hohe Zahl von Bewerbungen allein ist noch kein Erfolg. Wichtiger ist, ob die Kandidaten die notwendigen Voraussetzungen erfüllen, die Arbeitsbedingungen zu ihnen passen und aus den Gesprächen tragfähige Einstellungen entstehen.

Mitarbeitergewinnung und Personalgewinnung

Mitarbeitergewinnung und Personalgewinnung werden im Unternehmensalltag häufig synonym verwendet. Beide Begriffe beschreiben die Gewinnung geeigneter Beschäftigter.

Recruiting bezeichnet häufig den konkreten Such- und Auswahlprozess. Personalakquise betont eher die Ansprache und Gewinnung potenzieller Kandidaten. Eine überall verbindliche Abgrenzung dieser Begriffe gibt es nicht.

Für die Praxis ist vor allem entscheidend, welche Aufgabe gelöst werden soll: Reichweite aufbauen, geeignete Bewerbungen erhalten oder den Weg von der Bewerbung zur Einstellung verbessern. Die Möglichkeiten der Ansprache vertiefen wir im Ratgeber zur Personalakquise.

Warum passende Mitarbeitende oft schwer zu gewinnen sind

Die Ausgangslage unterscheidet sich nach Beruf und Region. Manche Unternehmen erreichen insgesamt zu wenige qualifizierte Interessenten und erhalten kaum oder keine Bewerbungen. Andere hingegen erhalten Bewerbungen, verlieren aber geeignete Kandidaten vor dem Gespräch oder der Vertragsunterzeichnung.

Zusätzlich konkurrieren Arbeitgeber um Menschen, die bereits beschäftigt sind. Diese suchen möglicherweise nicht aktiv nach einer neuen Stelle, können aber für ein passendes Angebot offen sein.

Ein Stellenangebot muss deshalb erkennen lassen, warum ein Wechsel interessant sein könnte. Dazu gehören beispielsweise nachvollziehbare Arbeitszeiten, Vergütung, Aufgaben, Einarbeitung und Entwicklungsmöglichkeiten.

Prüfen Sie zuerst, welcher dieser Engpässe bei Ihnen vorliegt:

• Zu wenig Sichtbarkeit: Die Stelle erreicht zu wenige geeignete Menschen.
• Unklares Angebot: Interessierte erkennen nicht, was sie konkret erwartet.
• Unpassende Bewerbungen: Berufsbild oder notwendige Voraussetzungen werden nicht deutlich genug.
• Abbrüche im Prozess: Bewerbung, Kontaktaufnahme oder Auswahl dauern zu lange oder sind unnötig kompliziert.

Je nach Engpass setzen Sie an einer anderen Stelle an. Mehr Werbebudget löst beispielsweise keine fehlende Zuständigkeit für eingegangene Bewerbungen.

Interne und externe Mitarbeitergewinnung

Bei der internen Mitarbeitergewinnung wird eine Position mit einer bereits beschäftigten Person besetzt. Dazu gehören interne Stellenausschreibungen, Versetzungen, Beförderungen und gezielte Qualifizierung.

Das kann sinnvoll sein, wenn passende Kompetenzen bereits vorhanden sind oder entwickelt werden können. Allerdings entsteht durch eine interne Besetzung möglicherweise an anderer Stelle neuer Personalbedarf.

Externe Mitarbeitergewinnung richtet sich an Menschen außerhalb des Unternehmens. Sie kommt etwa über Empfehlungen, Stellenanzeigen, Social Media Recruiting, persönliche Ansprache oder Personalvermittlung zustande.

In vielen Unternehmen ergänzen sich beide Wege. Eine interne Entwicklungsperspektive kann eine Nachfolge lösen, während für zusätzliche Kapazität weiterhin neue Beschäftigte gewonnen werden müssen.

Zehn Maßnahmen zur erfolgreichen Mitarbeitergewinnung

1 Ein konkretes Arbeitgeberangebot entwickeln

Bevor Sie eine Stelle bewerben, sollten Sie beantworten können, warum eine geeignete Person bei Ihnen arbeiten möchte.

„Familiäres Team“ und „attraktive Bezahlung“ lassen viel offen. Konkreter sind Angaben zur Gehaltsspanne, zur Dienstplanung, zu freien Tagen, zur Einarbeitung oder zu Weiterbildungen.

Beispiel: „Planbare Arbeitszeiten von Montag bis Freitag und eine feste Ansprechperson während der Einarbeitung“ hilft Interessierten mehr als „abwechslungsreiche Tätigkeit in einem motivierten Team“ – sofern diese Bedingungen tatsächlich bestehen.

Sprechen Sie mit Beschäftigten in vergleichbaren Positionen. Was schätzen sie an ihrer Arbeit? Welche Bedingungen waren bei ihrer Entscheidung wichtig? Ihre Antworten helfen dabei, glaubwürdige Arbeitgebervorteile herauszuarbeiten.

2 Interne Entwicklung und Nachfolgeplanung nutzen

Prüfen Sie, ob Mitarbeitende für eine offene oder künftig frei werdende Position infrage kommen. Weiterbildung, Hospitationen oder die schrittweise Übernahme neuer Aufgaben können einen internen Wechsel vorbereiten.

Dabei sollten Sie auch die bisherige Stelle berücksichtigen. Eine Beförderung löst den Personalbedarf nicht vollständig, wenn dadurch eine andere wichtige Position unbesetzt bleibt.

3 Mitarbeiterempfehlungen systematisch fördern

Ihr Team kennt den Arbeitsalltag und möglicherweise Menschen, die gut zu einer offenen Position passen.

Damit Empfehlungen entstehen, müssen die Beschäftigten wissen, wer gesucht wird. Stellenprofil, Ansprechpartner und Bewerbungsweg sollten leicht weitergegeben werden können. Eine Empfehlungsprämie kann ein zusätzlicher Anreiz sein.

Bewerten Sie empfohlene Bewerber anhand derselben fachlichen Kriterien wie andere Kandidaten. Eine persönliche Empfehlung ergänzt die Auswahl, ersetzt sie aber nicht.

4 Karriereseite und Stellenangebote verbessern

Eine Karriereseite sollte Interessierten schnell Orientierung geben: Welche Stelle ist offen? Wo wird gearbeitet? Welcher Stundenumfang ist möglich? Wie läuft die Bewerbung ab?

Prüfen Sie diese Informationen auf dem Smartphone. Achten Sie darauf, dass wichtige Angaben ohne langes Suchen erkennbar sind und der Bewerbungsweg funktioniert.

Beschreiben Sie Vollzeit- und Teilzeitmöglichkeiten möglichst genau. „Teilzeit möglich“ ist weniger hilfreich als eine Angabe zum Stundenumfang und zur Verteilung der Arbeitszeit.

5 Jobbörsen gezielt auswählen

Jobbörsen können Menschen erreichen, die bereits nach einer neuen Stelle suchen. Welche Plattform geeignet ist, hängt von Berufsgruppe und Region ab.

Neben großen Portalen können branchenspezifische Angebote relevant sein. Bewerten Sie die Ergebnisse anhand geeigneter Bewerbungen und Einstellungen, statt nur die Reichweite oder Zahl der Veröffentlichungen zu vergleichen.

Verwenden Sie verständliche Jobtitel. Bewerber sollten erkennen können, welche Tätigkeit gemeint ist und ob ihre Qualifikation dazu passt.

6 Social Media Recruiting einsetzen

Social Media Recruiting nutzt soziale Netzwerke zur Mitarbeitergewinnung. Neben organischen Einblicken in den Arbeitsalltag können bezahlte Anzeigen ein konkretes Stellenangebot sichtbar machen.

Ein Vorteil ist die Möglichkeit, auch Menschen zu erreichen, die aktuell keine Jobbörse besuchen. Ob daraus passende Bewerbungen entstehen, hängt jedoch vom Angebot, der Ansprache und dem anschließenden Prozess ab.

Die Anzeige sollte die Berufsgruppe und den Arbeitsort klar benennen. Eine passende Bewerbungsseite erklärt die Stelle und fragt die wichtigsten Voraussetzungen ab. Anschließend muss jemand die eingehenden Kontakte zuverlässig bearbeiten.

Die Grundlagen, Kanäle und Einsatzmöglichkeiten erläutern wir im Social Media Recruiting Guide. Den praktischen Aufbau beschreibt unser Beitrag zum Social Media Recruiting Ablauf.

7 Geeignete Kandidaten persönlich ansprechen

Beim Active Sourcing werden potenzielle Kandidaten gezielt recherchiert und persönlich kontaktiert. Dieser Weg kann insbesondere für spezialisierte Positionen eine Ergänzung sein.

Eine gute Erstansprache erklärt, warum die Stelle zum beruflichen Hintergrund der angesprochenen Person passen könnte. Sie nennt relevante Rahmenbedingungen und ermöglicht zunächst einen unkomplizierten Austausch.

Standardnachrichten ohne erkennbaren Bezug zur Person vermitteln dagegen wenig Anlass, sich mit dem Angebot zu beschäftigen.

8 Personalvermittlung für dauerhafte Besetzungen prüfen

Personalvermittlung kann Suche, Ansprache und Vorauswahl unterstützen, wenn intern Kapazität oder Zugang zu geeigneten Kandidaten fehlt.

Klären Sie vor der Beauftragung, welche Leistungen enthalten sind, wann ein Honorar anfällt und wie Kandidaten vorgestellt werden. Wichtig ist außerdem ein gemeinsames Verständnis der notwendigen Qualifikationen und Arbeitsbedingungen.

Für regionale Besetzungen finden Sie weitere Informationen zu unserer Personalvermittlung in Hamburg.

9 Zeitarbeit zur Überbrückung einplanen

Zeitarbeit stellt zusätzliche personelle Unterstützung für einen vereinbarten Einsatz bereit. Sie ist damit zunächst eine Lösung für den Personalbedarf, nicht automatisch eine dauerhafte Erweiterung Ihres eigenen Teams.

Sie kann beispielsweise bei Ausfällen, saisonalen Spitzen oder während einer laufenden Nachbesetzung unterstützen. Ob das möglich ist, hängt unter anderem von Qualifikation, Einsatzbedingungen und Verfügbarkeit ab.

Mehr dazu erfahren Sie auf unserer Seite zur Zeitarbeit in Hamburg.

10 Ausbildung und wiederkehrende Kontakte stärken

Wer regelmäßig neue Mitarbeitende benötigt, sollte auch mittel- und langfristige Wege aufbauen. Praktika, Ausbildung und Kooperationen mit Bildungseinrichtungen können dabei helfen, früh Kontakt zu möglichen Nachwuchskräften zu gewinnen.

Auch frühere Bewerber können später erneut infrage kommen. Halten Sie geeignete Kontakte mit deren Einverständnis auf dem Laufenden und prüfen Sie bei neuen Stellen, ob ein erneuter Austausch sinnvoll ist.

Welche Maßnahme passt zu Ihrem Personalbedarf

Maßnahmen lassen sich kombinieren. Sie können einen Engpass vorübergehend überbrücken und gleichzeitig an einer dauerhaften Besetzung arbeiten.

Welche Maßnahmen sollten Sie zuerst angehen

Schritt 1 Den Bedarf genau festlegen

Beschreiben Sie Position, Arbeitsort, Stundenumfang, Aufgaben und notwendige Qualifikation. Unterscheiden Sie zwischen zwingenden Voraussetzungen und Kenntnissen, die sich im Arbeitsalltag erwerben lassen.

Schritt 2 Angebot und Bewerbung überprüfen

Gehen Sie den Weg eines Interessenten selbst durch. Ist die Stelle überzeugend beschrieben? Funktioniert das Formular auf dem Handy? Welche Informationen werden wirklich für den Erstkontakt benötigt?

Ein kurzer Bewerbungsweg ist kein Selbstzweck. Er sollte sowohl den Einstieg erleichtern als auch eine sinnvolle erste Einschätzung ermöglichen.

Schritt 3 Bearbeitung organisieren

Legen Sie fest, wer neue Bewerbungen prüft, Kontakt aufnimmt und bei Abwesenheit vertritt. Vereinbaren Sie intern eine realistische Rückmeldefrist und halten Sie nächste Schritte fest.

Unser Ratgeber zum Rekrutierungsprozess vertieft diese organisatorischen Fragen.

Schritt 4 Passende Reichweite aufbauen

Erst danach entscheiden Sie, welche zusätzlichen Kanäle benötigt werden. Möchten Sie aktiv Suchende erreichen, wechseloffene Beschäftigte ansprechen oder eine sehr spezielle Qualifikation finden?

Für die Ansprache von Menschen ohne aktive Jobsuche finden Sie weitere Hinweise im Beitrag Passive Kandidaten gewinnen.

Schritt 5 Ergebnisse auswerten

Prüfen Sie regelmäßig, wie viele Bewerbungen geeignet sind, wie viele Gespräche stattfinden und welche Einstellungen daraus entstehen. So erkennen Sie, an welchem Punkt die nächste Verbesserung sinnvoll ist.

Mitarbeitergewinnung nach Branchen

Medizin und Pflege

Bei Pflegepositionen sollte klar sein, ob Pflegefachkräfte, Hilfskräfte oder andere Berufsgruppen gesucht werden. Arbeitsbereich, Schichtmodell, Dienstplanung und Einarbeitung helfen Interessierten bei der Entscheidung.

Eine Anzeige für einen ambulanten Dienst braucht andere Informationen als ein Angebot für eine stationäre Einrichtung. Vertiefende Maßnahmen finden Sie im Ratgeber zur Personalgewinnung in der Pflege.

Kitas und pädagogische Einrichtungen

Erzieher und weitere pädagogische Fachkräfte möchten unter anderem wissen, welches Konzept die Einrichtung verfolgt, mit welcher Altersgruppe gearbeitet wird und wie das Team organisiert ist.

Benennen Sie erforderliche Qualifikation, Aufgaben und Arbeitszeit. Weitere Möglichkeiten erläutert unser Beitrag Erzieher finden.

Gastronomie und Hotellerie

Küche, Service, Front Office und weitere Bereiche haben unterschiedliche Anforderungen. Beschreiben Sie den tatsächlichen Einsatzbereich und die Arbeitszeiten möglichst genau.

Informationen zu Dienstplanung, Wochenendarbeit und Einarbeitung machen das Angebot vergleichbar. Wie wir Betriebe unterstützen, erfahren Sie beim Social Media Recruiting für Gastronomie und Hotellerie.

Handwerk

Im Handwerk können Einsatzgebiet, Fahrtzeiten, Ausstattung, Aufgaben und Weiterentwicklung bei der Entscheidung für einen Arbeitgeber eine Rolle spielen.

Unterscheiden Sie beispielsweise zwischen Gesellen, Meistern, Helfern und Auszubildenden. Passende Ansätze beschreibt unser Ratgeber Mitarbeiter im Handwerk finden.

Drei Praxisbeispiele zur Mitarbeitergewinnung

Pflegekräfte für die Philipp F. Reemtsma Stiftung

Für die Altenpflegeeinrichtung im Hamburger Westen wurden mehrere offene Positionen in der Pflege gesucht. mega3 Digital unterstützte die Mitarbeitergewinnung mit Social Media Recruiting.

Für zwei Monate sind 73 eingegangene Bewerbungen und drei erfolgreiche Einstellungen dokumentiert.

Die Unterscheidung zwischen Bewerbungen und Einstellungen ist wichtig: Eine Kampagne sollte daran bewertet werden, wie sich die Kontakte im weiteren Auswahlprozess entwickeln.

Pädagogische Fachkräfte für die WFE gGmbH

Die WFE gGmbH suchte Heilerziehungspfleger, Erzieher und sozialpädagogische Assistenzkräfte für unterschiedliche pädagogische Einrichtungen.

Für sechs Monate dokumentiert mega3 Digital 150 qualifizierte Bewerbungen und zwölf erfolgreiche Einstellungen.

Wenn verschiedene Berufsgruppen benötigt werden, hilft eine klare Zuordnung: Für welche Einrichtung und Aufgabe wird welche Qualifikation gesucht? Diese Unterscheidung sollte sich in Anzeigen und Bewerbungswegen wiederfinden.

Mitarbeitende für Hotel Wedina

Für das Hamburger Hotel wurden Mitarbeitende für den Front-Office- und F&B-Bereich gesucht. In einem Monat wurden 50 eingegangene Bewerbungen und vier erfolgreiche Einstellungen dokumentiert.

Für Hotels lässt sich daraus eine praktische Aufgabe ableiten: Die Ansprache sollte den jeweiligen Arbeitsbereich erkennbar machen und Interessierten helfen, die Stelle mit ihren Vorstellungen abzugleichen.

Die genannten Ergebnisse beziehen sich auf einzelne Kundenprojekte. Weitere Angaben und Kundenstimmen finden Sie in unseren Social Media Recruiting Referenzen.

Was kostet Mitarbeitergewinnung

Die Kosten hängen vom Recruiting-Weg und vom internen Aufwand ab. Neben Anzeigen oder Agenturleistungen entstehen beispielsweise Kosten für Vorbereitung, Bewerberbearbeitung und Gespräche.

Für einen Vergleich sollten Sie folgende Bestandteile berücksichtigen:

• Externe Ausgaben für Portale, Werbung, Dienstleister und Werkzeuge.
• Interne Arbeitszeit für Erstellung, Prüfung und Auswahl.
• Anzahl geeigneter Bewerbungen und tatsächlicher Einstellungen.
• Zeitraum und Umfang der jeweiligen Maßnahme.

Bei Social Media Recruiting werden häufig Werbebudget und Betreuung getrennt kalkuliert. Eine hohe Zahl günstiger Kontakte ist dabei nicht automatisch wirtschaftlicher als eine kleinere Zahl geeigneter Bewerbungen.

Ein ausführlicher Vergleich steht im Beitrag zu den Recruiting-Kosten. Unsere eigenen Konditionen erklären wir auf der Seite zu den Social Media Recruiting Preisen.

Wie Sie erfolgreiche Mitarbeitergewinnung messen

Verwenden Sie beim Vergleich dieselben Zeiträume und Kostenbestandteile. Wenn Sie einmal nur Werbeausgaben und einmal Agenturhonorar plus interne Arbeitszeit berücksichtigen, sind die Ergebnisse nicht direkt vergleichbar.

Fiktives Rechenbeispiel: Eine Maßnahme kostet einschließlich der berücksichtigten Betreuung 3.000 Euro und führt zu 30 Bewerbungen. Zehn davon erfüllen die notwendigen Voraussetzungen. Die Kosten liegen damit bei 100 Euro pro Bewerbung und 300 Euro pro geeigneter Bewerbung. Entsteht daraus eine Einstellung, betragen die Kosten pro Einstellung 3.000 Euro. Kommt keine Einstellung zustande, lässt sich für diesen Zeitraum kein entsprechender Quotient berechnen.

So unterstützt mega3 Ihre Mitarbeitergewinnung

mega3 verbindet Personaldienstleistung mit digitaler Bewerbergewinnung. Wir unterstützen Unternehmen bei kurzfristigem Personalbedarf und bei der Suche nach Mitarbeitenden für dauerhafte Besetzungen.

Mit mega3 Digital entwickeln wir Social-Recruiting-Kampagnen aus Stellenprofil, Arbeitgebervorteilen, Anzeigen und Bewerbungsprozess. Dabei betrachten wir auch, wie Kontakte bei Ihnen ankommen und weiterbearbeitet werden.

Wenn Sie prüfen möchten, ob dieser Weg zu Ihrer offenen Stelle passt, informieren Sie sich über unsere Social Media Recruiting Agentur. Für vorübergehende Unterstützung finden Sie unsere Angebote zur Zeitarbeit in Hamburg.

Sie möchten passende Mitarbeitende gewinnen? Fragen Sie Ihre Recruiting-Kampagne unverbindlich an.